حسابداری ابری برای شرکت کوچک: چه چیزی واقعاً لازم است
شرکت کوچک خدماتی یا بازرگانی به همه امکانات یک نرم‌افزار حسابداری بزرگ نیاز ندارد. آنچه لازم دارد چند امکان پایه است که درست کار کنند، و دسترسی‌ای که صاحب‌کار و حسابدار بتوانند هم‌زمان از آن استفاده کنند.
دفتر دوبل و کدینگ ساده
پایه هر حسابداری دفتر دوبل است: هر سند دست‌کم دو آرتیکل دارد و جمع بدهکار و بستانکارش برابر است. نرم‌افزار باید سند نامتعادل را هرگز تأیید نکند. کدینگ حساب‌ها هم برای شرکت کوچک لازم نیست مفصل باشد؛ چند ده حساب برای دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق مالکانه، درآمدها و هزینه‌ها کافی است، به شرطی که بشود حساب تازه هم اضافه کرد.
تفصیلی‌ها
بیشتر پرسش‌های روزمره درباره تفصیلی‌هاست: این مشتری چقدر بدهکار است، در کدام بانک چقدر پول داریم، این کالا چند عدد مانده است. پس حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، بانک، صندوق، کالا و پرسنل باید تفصیلی داشته باشند و دفتر هر تفصیلی جدا دیده شود.
فاکتور، وصول و چک
فاکتور فروش با ارزش افزوده روی هر ردیف، وصول جزئی و کامل، و برگشت از فروش، کار روزانه شرکت بازرگانی است. هر کدام باید خودش سند بسازد تا لازم نباشد دوباره ثبت شود. چک هم در ایران بخش جدانشدنی کار است: چک دریافتی که به بانک سپرده، وصول یا برگشت می‌شود یا به تأمین‌کننده واگذار می‌شود، و چک پرداختی که پاس یا برگشت می‌خورد. هر تغییر وضعیت چک باید سند خودش را داشته باشد و سررسیدهای نزدیک جلوی چشم باشند.
حقوق پایه
برای شرکتی با چند کارمند، محاسبه ماهانه حقوق با حق بیمه سهم کارمند و کارفرما و مالیات پلکانی، فیش حقوق و یک سند ماهانه کافی است. نرخ‌ها و پلکان مالیات هر سال عوض می‌شوند، پس باید در جدولی قابل ویرایش باشند نه در دل نرم‌افزار. ماه اول کارمند هم باید از روز شروع کارش حساب شود، نه از اول ماه.
گزارش‌های اصلی و خروجی اکسل
روزنامه، دفتر کل، دفتر معین و تفصیلی، تراز آزمایشی، سود و زیان و ترازنامه گزارش‌هایی هستند که حسابدار و صاحب‌کار واقعاً استفاده می‌کنند. هر گزارش باید خروجی اکسل داشته باشد؛ هم برای کار خود حسابدار، هم برای وقتی که لازم است داده به نرم‌افزار دیگری برود.
داده کجا نگه داشته می‌شود
پیش از انتخاب هر نرم‌افزار ابری بپرسید داده کجا ذخیره می‌شود و چه کسی به آن دسترسی دارد. برای شرکت ایرانی، نگهداری داده روی سرور داخل ایران و جدا بودن دسترسی هر نقش (حسابدار، صاحب‌کار، کارمند، بیننده) دو پرسش اول است. اگر نرم‌افزار از مدل زبانی یا هوش مصنوعی برای پیش‌نویس سند استفاده می‌کند، بپرسید دقیقاً چه چیزی به مدل فرستاده می‌شود؛ نام طرف‌حساب‌ها، کد ملی و شماره حساب نباید از سرور بیرون بروند.
دوره قفل و سال مالی
دوره ماهانه‌ای که بشود قفلش کرد، و بستن سال با سند اختتامیه و افتتاحیه سال بعد، دو امکانی هستند که در روز اول کمتر به چشم می‌آیند ولی پایان سال اهمیتشان روشن می‌شود. سندی که در دوره قفل‌شده تأیید شده، نباید ویرایش شود؛ اصلاحش فقط با سند معکوس.
صورتحساب الکترونیکی
اگر شرکت مشمول سامانه مؤدیان است، بپرسید نرم‌افزار صورتحساب را خودش به سامانه می‌فرستد یا فقط فاکتور داخلی صادر می‌کند. این دو یکی نیستند و بهتر است پیش از شروع کار روشن باشد.
پول‌پال برای حسابدار برون‌سپار: همه شرکت‌هایتان در یک میز. صاحب‌کار رویداد را می‌فرستد، پیش‌نویس سند آماده می‌شود و تأیید با شماست. میز حسابدار رایگان است.